תTamitERP
כניסההתחל ניסיון
ERP Tamit › מרכז עזרה › תבניות מייל

תבניות מייל

תבנית מותאמת לכל סוג מסמך — נושא, פתיח, חתימה, וטון. כשמשלחים חשבונית — המערכת מורכבת מייל לפי התבנית של "חשבונית מס".

על המסך

  1. איך זה עובד
  2. עריכת תבנית
  3. משתנים זמינים
  4. בדיקת תבנית
  5. חתימה דיגיטלית במייל
  6. חותם המסמך
  7. שפות תבניות
  8. איפוס לברירת מחדל
  9. שגיאות נפוצות
  10. קשור

איך זה עובד

לכל doctype (חשבונית מס, חשבונית מס/קבלה, קבלה, הצעת מחיר, וכו'.) יש 3 תבניות:

המייל המורכב כולל גם את המסמך כ-PDF מצורף, ולינק תשלום אם רלוונטי.

עריכת תבנית — שלב אחר שלב

  1. 1הגדרות → תבניות מייל

    הגדרות → תבניות מייל. תפריט עם רשימת ה-doctypes.

  2. 2בחר doctype

    נכנס לעמוד עם 3 שדות: נושא, פתיח, חתימה. ערוך — אפשר להשתמש במשתנים (ראה למטה).

    תבנית: חשבונית מס נושא חשבונית מס #{{number}} מאת {{company_name}} פתיח שלום {{customer_name}}, מצורפת חשבונית מס #{{number}} על סך {{total}}. תאריך פירעון: {{due_date}}. לתשלום מקוון — לחץ על הקישור בסוף המייל. חתימה תודה רבה, צוות {{company_name}} {{company_phone}} · {{company_email}} שמור תבנית 1
    1. שלוש שדות — נושא, פתיח, חתימה — שמשתמשים בתבנית כל פעם.

  3. 3שמור

    התבנית פעילה מיד. השליחה הבאה של חשבונית מס תשתמש בה.

משתנים זמינים

פרטי המסמך: {{number}} · {{date}} · {{due_date}} · {{total}} · {{total_with_vat}}

פרטי הלקוח: {{customer_name}} · {{customer_email}} · {{contact_name}}

פרטי החברה: {{company_name}} · {{company_phone}} · {{company_email}} · {{company_address}}

תשלום: {{payment_link}} · {{payment_button}}

טיפ: אם משתנה לא רלוונטי (למשל due_date בקבלה) — הוא יוחלף בריק. וודא שאתה לא מפיל את ההקשר ("התאריך הסופי הוא ").

בדיקת תבנית

בכל תבנית — כפתור "שלח אלי" שולח מייל ניסוי לכתובת שלך עם נתונים פיקטיביים. ככה רואים איך זה ייראה ללקוח לפני שמשלחים בפועל.

הנתונים הפיקטיביים: שם "ערמונים בע"מ", מספר מסמך "100001", סכום "₪ 1,234.56" — ערכים שמסייעים לזהות שגיאות עיצוב לפני שהן יוצאות ללקוח אמיתי.

טיפ: בדוק את התבנית גם במייל בטלפון — חלק מהלקוחות פותחים מסמכים שם, ועיצובים שעובדים בדסקטופ יכולים להישבר במובייל.

חתימה דיגיטלית במייל

אופציה — להוסיף חתימה גרפית (סריקה של החתימה בעט שלך + חותמת החברה) בסוף המייל. זה מוסיף אמינות, במיוחד ללקוחות חדשים.

הגדרות → פרטי חברה → "חתימה גרפית למייל" → העלה PNG/JPG (מומלץ 600px רחב). החתימה תוטמע אוטומטית בכל מייל יוצא.

חותם המסמך

בתבניות מסוימות אפשר להזכיר את המשתמש שיצר את המסמך — באמצעות המשתנים {{creator_name}} ו-{{creator_phone}}. שימושי לעסקים גדולים — הלקוח יודע למי לפנות בשאלות.

שפות תבניות

תבנית עברית כברירת מחדל. ללקוחות בחו"ל — אפשר להגדיר תבנית באנגלית בכרטיס הלקוח (שדה "שפת תקשורת"). המערכת תבחר את התבנית הנכונה אוטומטית.

כשמגדירים תבנית באנגלית — שמרו על אותם משתנים, רק התרגום של הטקסט הסטטי משתנה.

איפוס לברירת מחדל

אם התבנית הסתבכה — לחיצה על "אפס לברירת מחדל" מחזירה את התבנית של Tamit. שינוייך יוקפצו לטיוטה, ותוכל לחזור אליהם אחרי שתבדוק את ברירת המחדל.

שגיאות נפוצות