לקוחות וספקים
הכל בטבלה אחת — לקוח, ספק, או שניהם. כרטיס לקוח עם אנשי קשר מרובים, יתרת חוב/זכות בזמן-אמת, והיסטוריית מסמכים.
על המסך
זרימה כללית
בטמית, "Account" הוא כל צד-שלישי — יכול להיות לקוח, ספק, או שניהם. הכרטיס מכיל את כל הנתונים, ופעולות פיננסיות (מסמכים, תשלומים, יתרה) משויכות אליו.
יצירת לקוח חדש
שתי דרכים: ידני במסך לקוחות, או אוטומטי מתוך מסך מסמך. בהקלדת שם — המערכת קוראת ל-find-or-create: אם הלקוח קיים — נטען. אם לא — נוצר ישר.
אנשי קשר מרובים
כרטיס לקוח אחד יכול להחזיק כמה אנשי קשר — איש קשר ראשי לחשבוניות, איש קשר טכני להזמנות, איש קשר לוגיסטי לתעודות משלוח. כל איש קשר עם תפקיד, מייל, וטלפון. בעת שליחת מסמך — אפשר לבחור איש קשר ספציפי.
יתרת כרטיס
היתרה נחשבת מהיומן הראשי בזמן-אמת. חשבונית מס מוסיפה לחוב הלקוח, קבלה / חשבונית מס/קבלה מקזזת. הצגה: חיוב, זיכוי, יתרה נטו, וגיול (0/30/60/90+).
בכרטיס מופיעה גם "פריטים אחרונים" — הפריטים שהלקוח קנה בעבר. שימושי כשמפיקים חשבונית חדשה — חוסכים גלילה במלאי.
קליק על שורה ביתרה פותח את המסמך הספציפי — הילוך מהיר מ"כמה חייב לי" עד "באיזה חשבונית בדיוק זה".
קבוצות לקוחות
הגדרת קבוצה (למשל "סיטונאי") שמכילה מחירון, תנאי תשלום, ומעמד מע"מ ברירת מחדל. שיוך לקוח לקבוצה — והוא מקבל את כל ההגדרות אוטומטית. שינוי בקבוצה — מתעדכן לכל הלקוחות בה.
תנאי תשלום פר-לקוח
תנאי ברירת מחדל: שוטף + 30, שוטף + 60, מקדמה, מזומן בלבד, או אישית. בעת הפקת חשבונית — תאריך הפירעון מחושב לפי תנאי הלקוח. בדוח גיול — חוב נחשב "באיחור" רק אחרי תאריך הפירעון, לא אחרי תאריך הוצאה.
כשהכרטיס הוא גם ספק
אפשר לסמן כרטיס בודד כ"לקוח וגם ספק" — שימושי בעסקאות החלפה (מישהו שגם קונה ממך וגם מוכר לך). היומן הראשי יראה גם חוב וגם חבות, ומאזן הוא דו-כיווני.
ייבוא מסיבי
יש לך 500 לקוחות בקובץ Excel ישן? יבוא דרך מסך לקוחות → "ייבא מ-CSV/Excel". מיפוי שדות (שם → name, ח.פ. → tax_id), preview של 10 שורות, ואז ביצוע. שגיאות (לקוח כפול) מסומנות ומתועדות לעיון.
שגיאות נפוצות
- שגיאה: "ח.פ. כפול — לקוח אחר כבר משתמש בו"
פתרון: כל ח.פ./ע.מ. יחיד במערכת. בדוק את הלקוח הקיים — ייתכן שאתה מנסה להוסיף שני כרטיסים לאותה חברה. - שגיאה: "לא ניתן להשבית — יש מסמכים פתוחים"
פתרון: הצעות מחיר/הזמנות פתוחות חוסמות השבתה. סגור או בטל אותן קודם. - שגיאה: "אימייל לא תקין"
פתרון: פורמט מייל חייב להיות תקין ([email protected]). אם השדה ריק — שלח את המסמך ידנית או הוסף מייל קודם.